辦公室是企業(yè)生產工作的決策地，在企業(yè)中推行5S，總避免不了在辦公室中同樣推行5S。辦公室5S管理活動中最重要的一項就是辦公室文件的處理。如何對辦公室文件進行置放將是辦公室5S的一個重要環(huán)節(jié)。下面5S咨詢公司就針對辦公室文件的處理方法，作如下梳理。

辦公室5S管理推行

首先、建立文件管理的流程。

（一）從前文件和單據由各個從業(yè)人員保管，沒有一定的保管基準。因此，需先制定文件及單據管理流程是：保管→保存→廢棄。

（二）所謂的保管，就是將文件裝在文件夾裡，在工作職場的保管庫裡放置一定期間，超過一定期間后，就做廢棄物處置或移往其他倉庫保存。

（三）所謂的保存，就是在倉庫裡永久放置或放置一定期間，除永久保存的文件外，其餘文件經過一定期間后，就當做廢棄物處置。

其次、一個部門須制定一套文件管理規(guī)定。

各個從業(yè)員根據自己的需要進行保管，出現同一部門的同一份文件和單據，在多個從業(yè)員處保管的現象發(fā)生，所以為了不增加不必要的文件，決定「一個部門一套文件」的制度，由從業(yè)人員個人保管的文件，全部集中到一個地方，可以做到「資訊共用化」。

三、拆掉辦公桌側面的抽屜。

（一）實施一個部門一套文件的制度以后，資訊變成共用化，文件已經集中管理，因此不需要有太多的抽屜，且需經常發(fā)現側面的抽屜放置得亂七八糟的東西，所以可以建議辦公桌側面的抽屜拆掉，但切記要拆掉側面抽屜時，要先告知從業(yè)人員拆掉的原因。

（二）拆掉辦公桌側面抽屜的目的。

? 拆掉辦公桌側面抽屜以后，可以有效的利用有限的空間。

? 拆掉辦公桌側面抽屜以后，真正實施文件共用化。

再次、改變文件的保管方式。

（一）從前文件都放在文件柜裡保管，經過一段期間沒有整理處置，等到發(fā)現文件柜不夠用時，又再購買文件柜的作法，一定要有所改變。

（二）文件的保管要採用以下兩種方式：

公開文件管理體系：採用文件共用化，所以文件柜長期呈現開放式的狀態(tài)，什麼文件在什麼地方可以一目了然。

非公開文件之體系：非公開文件管理體系主要是針對會計、人事等機密性文件，置於不能隨便取閱的文件柜裡保管。

最后、文件夾的整理方法。

（一）對於文件夾的5S管理方法，可以規(guī)定基準來分類管理。建議採行的分類方式：

? 按客戶分類。

? 按形式分類。

? 按一般文件分類。

? 按主題分類。

? 按標題分類。

（二）文件夾之5S管理應該以顏色來分類管理。建議採行的分類方式：

? 藍色：管理類。

? 綠色：製造、其他類。

? 黃色：藍圖類。

? 紅色：標準、規(guī)格類。