6S基礎(chǔ)知識
辦公大樓6S管理推行要點
發(fā)布時間:2017-02-08 丨 發(fā)布作者: 6S咨詢服務(wù)中心 丨 關(guān)注人數(shù):
一、會議室6S管理
1.1責(zé)任區(qū)
會議室6S責(zé)任區(qū)是指會議室的地面、墻面、天花板、窗臺、桌椅、調(diào)音臺、話筒、白板以及空調(diào)等相關(guān)會議設(shè)備和設(shè)施。每個與會人員均有責(zé)任做好個人會議室的6S工作,遵守會議室6S的有關(guān)規(guī)定。
1.25S管理培訓(xùn)公司制定會議室6S操作規(guī)范
(1)基本要求會議室物品應(yīng)定置擺放,保持?jǐn)?shù)量、質(zhì)量清晰,井然有序;
(2)每次會議結(jié)束后,及時對會議室進(jìn)行整理。會議室只能存放會議桌椅、茶杯、話筒、投影儀、臨時電源線插座、盆花、白板、白板筆、板擦、空調(diào)等設(shè)備,并進(jìn)行定置管理;
(3)會議桌面允許擺放的物品包括茶杯、話筒及其支架,其它物品一律不得保留;
(4)會前會后,及時進(jìn)行全面擦拭和清掃,清理垃圾,保證設(shè)備沒有灰塵或污垢;保持地板及桌面光滑亮潔,沒有污垢;保持空調(diào)、投影儀、盆景枝葉等設(shè)備干凈亮潔;
(5)及時整理會議桌的抽屜,用不到的東西,應(yīng)從抽屜里清理走;
(6)不能在會議室抽煙、隨意扔垃圾、隨地吐痰;
(7)不能在會議室聊天、喧嘩、接電話,保持會議室的肅靜;
辦公大樓6S管理
二、辦公室6S管理
2.1責(zé)任區(qū)
辦公室責(zé)任區(qū)是指辦公室的地面、墻面、天花板、門窗、文件柜、辦公桌椅、垃圾筒、日光燈、空調(diào)、電風(fēng)扇、飲水器、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、文件資料、綠色植物等設(shè)備和設(shè)施。每個人均有責(zé)任做好辦公室的6S工作,遵守辦公室6S的有關(guān)規(guī)定。
2.2辦公室6S操作規(guī)范
(1)基本要求辦公室物品應(yīng)定置擺放,保持?jǐn)?shù)量、質(zhì)量清晰,井然有序;
(2)每天上班前要對辦公室進(jìn)行一次垃圾清理、設(shè)備清潔、整理等工作;保證地面、墻面無灰塵,天花板、門窗無污垢,光滑亮潔;保證文件柜、辦公桌椅清潔無積塵,辦公桌、抽屜、文件資料等擺放整齊,井然有序;保證空調(diào)、電風(fēng)扇、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備干凈整齊,使用性能良好;
(3)公用物品應(yīng)明確責(zé)任人,公用區(qū)域標(biāo)識明顯;
(4)不能在辦公室抽煙、隨意扔垃圾、隨地吐痰;
(5)不能在辦公室吃零食、上網(wǎng)聊天、大聲喧嘩,撥打私人電話;
(6)上班期間,不說與工作無關(guān)的話,不做與工作無關(guān)的事;
(7)下班后及時關(guān)閉電源設(shè)備,關(guān)好門窗;
(8)節(jié)約公司資源,愛護(hù)公共財物,有故障及時聯(lián)系維修,提前做好預(yù)防準(zhǔn)備,確保日常工作的正常開展;
三、復(fù)印室6S管理
3.1責(zé)任區(qū)
復(fù)印室責(zé)任區(qū)是指復(fù)印室的地面、墻面、天花板、門窗、文件柜、復(fù)印機(jī)等設(shè)備和設(shè)施。每個復(fù)印人員均有義務(wù)做好復(fù)印室的6S工作,遵守復(fù)印室6S的有關(guān)規(guī)定。
3.2復(fù)印室6S操作規(guī)范
(1)基本要求復(fù)印室物品應(yīng)定置擺放,保持?jǐn)?shù)量、質(zhì)量清晰,井然有序;
(2)每一天上午對復(fù)印室進(jìn)行一次垃圾清理、設(shè)備清潔、整理等工作。擦拭和清掃,清理垃圾,保證地面、天花板、門窗等設(shè)備光滑亮潔,沒有灰塵或污垢;
(3)復(fù)印時遵循先來后到原則,如果后者復(fù)印數(shù)量較少,前者可禮讓他人先行復(fù)??;
(4)在公司里一般不準(zhǔn)復(fù)印私人資料,復(fù)印時做好復(fù)印登記手續(xù);
(5)如果復(fù)印紙用完,謹(jǐn)記添加。若紙張卡塞或需要更換碳粉,應(yīng)先處理好再離開。如不懂修理,就請別人幫忙,不要悄悄走掉,把問題留給下一位同事;
(6)使用完畢后,不要忘記將原件拿走,否則容易丟失原稿或走漏信息。使用完后,應(yīng)將復(fù)印機(jī)設(shè)定在節(jié)能待機(jī)狀態(tài)。
(7)復(fù)印結(jié)束后,如有廢紙請隨走帶走或放置垃圾筒,不可隨地丟棄;
(8)一次復(fù)印滿100張,請讓復(fù)印機(jī)休息半小時,不要連續(xù)復(fù)印,便于提高復(fù)印質(zhì)量和延長復(fù)印機(jī)壽命;
(9)下班后復(fù)印完資料,請隨手關(guān)機(jī),拔掉電源;
(10)復(fù)印機(jī)是公司里使用頻率較高的公共設(shè)備,請愛護(hù)公共財物;
四、衛(wèi)生間6S管理
4.1責(zé)任區(qū)
衛(wèi)生間責(zé)任區(qū)是指衛(wèi)生間的地面、墻面、天花板、門窗、馬桶、洗手池、衛(wèi)生紙盒、沖水器、鮮花盆景以及拖把、掃把、吸水器衛(wèi)生潔具等設(shè)備和設(shè)施。每個人均有責(zé)任做好衛(wèi)生間的6S工作,遵守衛(wèi)生間6S的有關(guān)規(guī)定。
4.1衛(wèi)生間6S操作規(guī)范
(1)基本要求物品應(yīng)定置擺放,保持?jǐn)?shù)量、質(zhì)量清晰,井然有序;衛(wèi)生間不能存放拖把、掃把、吸水器等衛(wèi)生潔具,洗手臺面只能存放一瓶洗手液、一盆鮮花,其他物品應(yīng)清理掉。
(2)每一天上午要對衛(wèi)生間進(jìn)行一次垃圾清理、設(shè)備清潔、整理等工作。擦拭和清掃,清理垃圾,保證有關(guān)設(shè)備沒有灰塵或污垢;保持地板光滑亮潔,天花板、門窗沒有灰塵,沒有污垢;保持沖水器、感應(yīng)器、水龍頭、不銹鋼紙盒等設(shè)備干凈亮潔。
(3)工作完后及時收回衛(wèi)生工具,放到統(tǒng)一規(guī)定的位置;
(4)及時補(bǔ)充洗手液和衛(wèi)生紙。洗手液要保持在1/4以上,少于1/4的要及時進(jìn)行補(bǔ)充;衛(wèi)生紙要存有整筒的1/3以上,少于1/3的要及時進(jìn)行更換;
(5)便后及時沖水,垃圾丟到指定的垃圾桶;維持衛(wèi)生間井然有序、干凈亮潔的環(huán)境;
(6)保持燈光照明正常、抽風(fēng)機(jī)正常運轉(zhuǎn),有故障及時聯(lián)系維修,確保衛(wèi)生間的明亮和空氣的清新自然;
五、宿舍6S管理
5.1責(zé)任區(qū)
宿舍責(zé)任區(qū)是指宿舍的洗浴間、洗漱間、衛(wèi)生間、走廊、樓梯、地面、墻面、天花板、門窗、櫥柜、桌子、椅子、床、空調(diào)、電風(fēng)扇等設(shè)備和設(shè)施。每個住宿員工均有責(zé)任做好宿舍的6S工作,遵守宿舍6S的有關(guān)規(guī)定。
5.2宿舍6S操作規(guī)范
(1)基本要求物品應(yīng)定置擺放,保持?jǐn)?shù)量、質(zhì)量清晰,井然有序;
(2)每天上午對宿舍進(jìn)行一次垃圾清理、整理等工作。擦拭和清掃,清理垃圾,保證地面、天花板、門窗等設(shè)備光滑亮潔,沒有灰塵或污垢;
(3)走廊通道保持干凈整潔,無雜物,日常晾曬衣物統(tǒng)一歸位;
(4)宿舍內(nèi)通風(fēng)良好,無異味,無雜物,保證住宿環(huán)境舒適寬敞;
(5)鞋子、衣物、洗漱物品等按指定位置擺放,并保持清潔整齊狀態(tài);
(6)宿舍內(nèi)不準(zhǔn)私自使用電器,有故障及時聯(lián)系維修,確保安全用電;
(7)宿舍員工須遵守《公司宿舍規(guī)定》,營造一個和諧、友好、愉悅的生活氛圍;
六、食堂6S管理
6.1責(zé)任區(qū)
食堂責(zé)任區(qū)是指食堂的廚房、就餐區(qū)、熱水供應(yīng)區(qū)等公共區(qū)域的地面、墻面、天花板、門窗、桌椅、餐柜、餐具、潔具、灶具、個人形象等設(shè)備和設(shè)施。每個食堂工作人員和就餐人員均有責(zé)任做好食堂的6S工作,遵守食堂6S的有關(guān)規(guī)定。
6.2食堂6S操作規(guī)范
(1)基本要求物品應(yīng)定置擺放,保持?jǐn)?shù)量、質(zhì)量清晰,井然有序;
(2)每天要對食堂進(jìn)行兩次垃圾清理、設(shè)備清潔、整理等工作。擦拭和清掃,清理垃圾,保證有關(guān)設(shè)備沒有灰塵或污垢;保持地面光滑亮潔,天花板、門窗沒有灰塵,沒有污垢;
(3)用餐結(jié)束后及時收回潔具,放到統(tǒng)一規(guī)定的位置;
(4)及時補(bǔ)充食堂輔料、原材料等,灶具燃料及時添加;
(5)便后及時沖水,垃圾丟到指定的垃圾桶;維持衛(wèi)生間井然有序、干凈亮潔的環(huán)境;
(6)保持燈光照明正常、抽風(fēng)機(jī)正常運轉(zhuǎn),有故障及時聯(lián)系維修;
七、門衛(wèi)6S管理
7.1責(zé)任區(qū)
門衛(wèi)責(zé)任區(qū)是指門衛(wèi)室、人員出入、公共區(qū)域等地域。每個工作人員均有責(zé)任做好門衛(wèi)的6S工作,遵守門衛(wèi)6S的有關(guān)規(guī)定。
7.2門衛(wèi)6S操作規(guī)范
(1)基本要求物品應(yīng)定置擺放,保持?jǐn)?shù)量、質(zhì)量清晰,井然有序;
(2)保持門衛(wèi)室、公共區(qū)域等衛(wèi)生包干區(qū)的潔凈、整齊和亮麗;
(3)日常工作嚴(yán)格按照《門衛(wèi)管理制度》執(zhí)行,包括員工、外來人員、車輛以及貨物進(jìn)出的管理;
(4)保證公司的正常工作秩序,保證公司公共財物的安全;
(5)保持燈光照明正常、電子門等設(shè)備正常運轉(zhuǎn),有故障及時聯(lián)系維修;
八、辦公臺6S管理
8.1責(zé)任區(qū)
辦公臺責(zé)任區(qū)是指辦公臺桌面、桌柜、抽屜等設(shè)備。每個辦公人員均有責(zé)任做好辦公臺的6S工作,遵守辦公臺6S的有關(guān)規(guī)定。
8.2辦公臺6S操作規(guī)范
(1)基本要求物品應(yīng)定置擺放,保持?jǐn)?shù)量、質(zhì)量清晰,井然有序;
(2)每天早晨上班前對辦公臺進(jìn)行清理打掃,保證物品清潔光亮,無灰塵;
(3)辦公臺物品擺放固定、整齊,標(biāo)識明顯;
(4)工作過程中隨時清理,隨時自檢;
(5)工作結(jié)束后物品及時歸位,放到統(tǒng)一規(guī)定的位置;
(6)下班前辦公臺,桌、椅、柜等整理結(jié)束方可離去;
九、電話6S管理
9.1責(zé)任區(qū)
電話責(zé)任區(qū)是指電話機(jī)及《電話使用須知》。每個工作人員均有責(zé)任做好電話的6S工作,遵守電話6S的有關(guān)規(guī)定。
9.2電話6S操作規(guī)范
(1)基本要求物品應(yīng)定置擺放,保持?jǐn)?shù)量、質(zhì)量清晰,井然有序;
(2)每天須做好電話機(jī)清潔維護(hù),保證通信暢通;
(3)使用電話須遵守《電話基本禮儀》;
(4)工作期間不得撥打,接聽私人電話,如遇特殊事情,需簡短扼要結(jié)束通話;
(5)通信如出現(xiàn)故障,需及時報修,及時解決;
十、服飾6S管理
10.1責(zé)任區(qū)
服飾責(zé)任區(qū)是指每個員工衣著打扮,包括妝容。每個工作人員均有責(zé)任做好服飾的6S工作,遵守服飾6S的有關(guān)規(guī)定。
10.2服飾6S操作規(guī)范:
(1)車間員工一律穿工作服、工作褲、勞保鞋、戴工作帽上崗,不得穿便服;辦公人員一律穿好工作服進(jìn)入車間,女職員須戴好工作帽;
(2)工作服分夏裝和秋裝兩種,服裝由公司按季節(jié)統(tǒng)一按規(guī)定換發(fā);
(3)所有公司員工必須保持服裝的潔凈與整齊;
(4)著裝時工作服鈕扣須扣好,男員工除領(lǐng)口第一顆鈕扣外,所有鈕扣必須扣好;女員工所有鈕扣必須全部扣好;
(5)所有員工任何時候,不得穿短褲、背心和拖鞋上崗,辦公室嚴(yán)禁戴帽;
(6)男員工不得留長發(fā),頭發(fā)最長不得超過耳垂。女工戴帽時,要將長發(fā)束入帽內(nèi),不得外露。
(7)女員工化妝時應(yīng)以淡妝為主,避免過量使用濃香型化妝品,避免當(dāng)眾化妝或補(bǔ)妝;
(8)女員工穿著裙裝時,長短應(yīng)以及膝為宜,不可過分貼身;
十一、標(biāo)識6S管理
11.1責(zé)任區(qū)
標(biāo)識責(zé)任區(qū)是指辦公室的公用物品劃分區(qū),每個工作人員均有責(zé)任做好標(biāo)識的6S工作,遵守標(biāo)識6S的有關(guān)規(guī)定。
11.2標(biāo)識6S操作規(guī)范:
(1)所有公用物品使用區(qū)必須使用標(biāo)識管理,注明區(qū)域名稱;
(2)所有區(qū)域采用統(tǒng)一標(biāo)識,紙張,字體,字號;
(3)所有公用物品均須明確責(zé)任人,并張貼明示;
(4)必須保證標(biāo)識的完整、美觀、整齊;
十二、禮儀6S管理
12.1責(zé)任區(qū)
禮儀責(zé)任區(qū)是指每個員工的個人禮儀,包括裝束禮儀和交際禮儀兩大類。每個工作人員均有責(zé)任做好禮儀的6S工作,遵守禮儀6S的有關(guān)規(guī)定。
12.2禮儀6S操作規(guī)范:
(1)每名員工均須遵守《商務(wù)禮儀》基本規(guī)范,并嚴(yán)格執(zhí)行;
(2)禮儀體現(xiàn)了員工的基本素養(yǎng),也體現(xiàn)了公司的整體形象,每
個員工必須予以高度重視;
(3)牢記禮儀基本原則:遵守、自律、敬人、寬容、平等、從俗、真誠、適度、溝通、互動。
十三、電腦6S管理
13.1責(zé)任區(qū)
電腦責(zé)任區(qū)是指電腦、U盤、硬盤等設(shè)備和設(shè)施。每個工作人員均有責(zé)任做好電腦的6S工作,遵守電腦6S的有關(guān)規(guī)定。
13.2電腦6S操作規(guī)范
(1)基本要求物品應(yīng)定置擺放,保持?jǐn)?shù)量、質(zhì)量清晰,井然有序;
(2)每天須做好電腦的清潔維護(hù),保證正常辦公;
(3)電腦重要資料須做好備用工作,采用方式有光盤、硬盤等;
(4)所有電腦資料須脈絡(luò)清楚,主題明確,子目錄、母目錄一一對應(yīng);
(5)注意預(yù)防病毒和木馬等黑客程序破壞系統(tǒng)、影響網(wǎng)絡(luò)運行,對病毒庫要經(jīng)常升級和更新;
(6)禁止使用來歷不明的軟盤、光盤、U盤等設(shè)備里的文件(如確有必要,應(yīng)先申請并指定負(fù)責(zé)人管理);不輕易接收或打開來歷不明的郵件,不輕易打開不明鏈接,不登錄色情、暴力和反動網(wǎng)站;
(7)為了個人電腦的安全,提倡電腦設(shè)置密碼,但電腦密碼每個人必須牢記。同時每個人必須養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份,減少不必要損失;
(8)辦公室電腦為公司工作服務(wù),嚴(yán)格禁止任何人、任何時間利用辦公室電腦玩游戲、聊天等;
(9)在升級一些軟件和系統(tǒng)之前,因事先在網(wǎng)絡(luò)上查找一些升級的信息,這樣可以在某些情況升級以后,避免造成系統(tǒng)不能使用和一些軟件硬件不兼容這種情況(必須經(jīng)常在網(wǎng)絡(luò)瀏覽有關(guān)這方面的信息,該升級的升級,該打補(bǔ)丁的打補(bǔ)丁,確保電腦時刻在一個安全的環(huán)境下工作,相關(guān)工作由網(wǎng)管負(fù)責(zé)完成);
(10)若要下載安裝其他應(yīng)用軟件時,請先與管理員聯(lián)系,避免在下載時被攻擊和感染病毒(一般情況是不允許私自下載軟件的);
(11)特別注意:不要把有用的文件和程序存放在“我的文檔”、“我的公文包”和“桌面”,總之不要存放在C:盤,最好在D盤或E盤上新建一個文件夾,并命名一個好記且易區(qū)別的文件名,用來存放自己的文件。否則,在對電腦進(jìn)行定期和不定期的維護(hù)、升級和重裝時,將不會逐個進(jìn)行備份,容易造成的文件或程序丟失;
(12)辦公電腦的計算機(jī)名和IP地址等網(wǎng)絡(luò)配置信息由網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一分配,請不要隨意更改,以免影響正常使用;
(13)在下班后每人必須把電腦電源關(guān)閉,確保安全;
十四、文件6S資料管理
14.1責(zé)任區(qū)
文件資料責(zé)任區(qū)是指辦公桌文件、文件柜文件。每個工作人員均有責(zé)任做好文件資料的6S工作,遵守文件資料6S的有關(guān)規(guī)定。
14.2文件資料6S操作規(guī)范
(1)文件資料分類定置存放,標(biāo)識合理、清楚,易于取放與查找;
(2)文件柜內(nèi)的文件資料分類存放在適當(dāng)?shù)奈募A(盒)內(nèi),必要時文件夾(盒)內(nèi)有文件目錄,文件夾(盒)內(nèi)加貼以印刷字體打印的標(biāo)識,并按文件柜內(nèi)的定置圖或定置標(biāo)識有序存放;
(3)辦公桌面上放置的文件資料是當(dāng)前要用的,桌面及抽屜內(nèi)的物品是保證正常辦公最低限量的用品;
(4)辦公室由一專人負(fù)責(zé)文件資料的收發(fā)、登記和管理;
(5)上級部門和相關(guān)職能部門發(fā)送的文件必須立即轉(zhuǎn)送部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員閱辦,閱文后應(yīng)簽名或提出處理意見;
(6)對部門的上報文件,必須由專人送達(dá)和專人催辦,收件人應(yīng)在收發(fā)文件薄上簽字;
(7)借閱文件必須進(jìn)行登記,由收件人簽字,對借閱的文件不能丟失和擅自復(fù)印,因工作需要復(fù)印的由專人負(fù)責(zé)辦理;
(8)如遇特殊情況,公司文件資料需帶離公司,必須由資料負(fù)責(zé)人登記備案,做到有據(jù)可查;
(9)文件須分類入卷,年終分類裝訂成冊,登記歸檔,以便于查閱;
(10)部門各類文件資料、圖紙,由專人統(tǒng)一登記,專柜保存;
(11)對離職離崗人員移交的文件資料,應(yīng)登記后分類入卷;
十五、會議6S管理
15.1責(zé)任區(qū)
會議責(zé)任區(qū)是指會議的確定、籌備、會議記錄及后緒工作等。每個工作人員均有責(zé)任做好會議管理的6S工作,遵守會議管理6S的有關(guān)規(guī)定。
15.2會議管理6S操作規(guī)范:
(1)公司行政部統(tǒng)一管理會議制度,所有會議均須及時通知行政部,便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認(rèn);
(2)會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需準(zhǔn)備等,便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置及設(shè)備調(diào)試;
(3)除其他部門主辦的會議資料各自存檔外,會議資料由行政部整理、立卷、存檔;
(4)會議管理必須遵守《公司會議辦法》;
(5)參加會議必須準(zhǔn)時,不得無故缺席,如遇特殊情況需例行請假制度;
(6)參加會議時須遵守會議秩序,尊敬他人;
(7)參加會議前必須將手機(jī)改為震動,緊急情況外出接聽,語言簡潔明了;
(8)會議結(jié)束后由行政部派人清理會場,查收設(shè)備。
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