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還要不要做辦公室5S管理?
發(fā)布時間:2020-12-23 丨 發(fā)布作者: 6S咨詢服務(wù)中心 丨 關(guān)注人數(shù):
6S咨詢服務(wù)中心5S現(xiàn)場管理培訓(xùn)公司概述:5S的本質(zhì)在于行動或結(jié)果,而不是動機(jī)。
當(dāng)我們還不了解內(nèi)部所有的操作流程,具體的工作內(nèi)容,員工常用的工作方法時,請不要隨意啟動5S管理,這樣不僅會流于形式,而且會多此一舉。
5S起源于傳統(tǒng)制造業(yè)的精益安全標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn),但如今也同樣進(jìn)化成了適用于各行業(yè)企業(yè)的內(nèi)部現(xiàn)場管理制度與員工手冊。
那么,如何進(jìn)行5S管理規(guī)則制定與落地,才可以讓大家的更加愉悅、更加高效、更加高質(zhì)量的一起完成5S行為要求呢?
辦公室5S管理文化
一、5S的核心要義到底是什么?
如果你印象中,5S只是強(qiáng)迫癥般的掃掃衛(wèi)生、整理桌面僅此而已,那真的從源頭理解就錯了。
讓我們先回顧一下5S現(xiàn)場管理法的基礎(chǔ)信息:
5S現(xiàn)場管理法,5S即整理(SEIRI)、整頓(SEITON)、清掃(SEISO)、清潔(SEIKETSU)、素養(yǎng)(SHITSUKE),又被稱為“五常法則”或“五常法”,50年代興起于日本企業(yè),是一種現(xiàn)代企業(yè)管理模式,指在生產(chǎn)現(xiàn)場中對人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理,目的是為了改善生產(chǎn)現(xiàn)場環(huán)境、提升生產(chǎn)效率。
有的企業(yè)在原來5S的基礎(chǔ)上又增加了安全(Safety),即形成了“6S";有的企業(yè)再增加了節(jié)約(Save),形成了“7S";也有的企業(yè)加上習(xí)慣化(Shiukanka)、服務(wù)(Service)及堅(jiān)持(Shikoku),形成了“10S",有的企業(yè)甚至推行“12S",但是萬變不離其宗,都是從“5S"里衍生出來的。
因此5S的核心要義是關(guān)鍵所在。
我們發(fā)現(xiàn)從當(dāng)下更多生產(chǎn)制造企業(yè)以外的各行業(yè)企業(yè)需求看來:
5S解決的核心問題如今應(yīng)該是引導(dǎo)內(nèi)部成員的規(guī)范自身行為,從而獲得一個高效的內(nèi)部流程標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)轉(zhuǎn),達(dá)成員工在優(yōu)質(zhì)辦公環(huán)境的一種積極辦公理想狀態(tài)。
這與行政的日常工作幾乎完全吻合。
二、5S給企業(yè)帶來怎樣的改變?
5S管理其實(shí)這一直是所有行政正在做的辦公室管理必修課。大家各自區(qū)別在于5S是行政單方面執(zhí)行,還是全員執(zhí)行。
失敗的原因往往在于本末倒置,行政本身沒有將大環(huán)境5S做到位,就極致苛刻要求員工進(jìn)行個人5S實(shí)施并處罰。
5S成功取決于制定規(guī)則的人,首先遵循規(guī)則,做好正向反饋并培訓(xùn)宣導(dǎo)。就像游戲一樣,從進(jìn)入游戲房間開始,就需要說清楚游戲規(guī)則,大家才會按游戲規(guī)則開始游戲。
所以,在為各自企業(yè)制定5S規(guī)則前,我們行政人先來自檢一番,看看5S細(xì)節(jié)與行政的密切聯(lián)系到了哪一步:
1.整理(SEIRI)定義
區(qū)分要與不要的物品,現(xiàn)場只保留必需的物品。
目的:
①改善和增加作業(yè)面積;
②現(xiàn)場無雜物,行道通暢,提高工作效率;
③減少磕碰的機(jī)會,保障安全,提高質(zhì)量;
④消除管理上的混放、混料等差錯事故;
⑤有利于減少庫存量,節(jié)約資金;
⑥改變作風(fēng),提高工作情緒。
行政工作匹配
每日工區(qū)巡場、辦公區(qū)小范圍改造、資產(chǎn)管理、安全管理、員工關(guān)懷、降本增效等。
2.整頓(SEITON)定義:
必需品依規(guī)定定位、定方法擺放整齊有序,明確標(biāo)示。
目的:
不浪費(fèi)時間尋找物品,提高工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量,保障生產(chǎn)安全。
△行政工作匹配:
檔案管理、庫房管理、茶水間管理、餐廳管理、健身房管理、前臺形象等。
3.清掃(SEISO)定義
清除現(xiàn)場內(nèi)的臟污、清除作業(yè)區(qū)域的物料垃圾。
目的:
清除“臟污”,保持現(xiàn)場干凈、明亮。
△行政工作匹配:
保潔管理、工區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督檢查、環(huán)境裝修改造、物業(yè)水電氣、安保巡檢等。
4.清潔(SEIKETSU)定義:
將整理、整頓、清掃實(shí)施的做法制度化、規(guī)范化,維持其成果。
目的:
認(rèn)真維護(hù)并堅(jiān)持整理、整頓、清掃的效果,使其保持最佳狀態(tài)。
△行政工作匹配:
員工手冊、辦公環(huán)境改善、節(jié)能減排、公益開展、儀容儀表等職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)成長、心理咨詢等講座活動開展。
5.素養(yǎng)(SHITSUKE)定義:
人人按章操作、依規(guī)行事,養(yǎng)成良好的習(xí)慣,使每個人都成為有教養(yǎng)的人。
目的:
提升“人的品質(zhì)”,培養(yǎng)對工作講究、認(rèn)真的人。
△行政工作匹配:
企業(yè)文化活動、組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動、企業(yè)價值觀落地、節(jié)日關(guān)懷、空間標(biāo)識引導(dǎo)等
曾經(jīng)有很大一部分的企業(yè)管理者,只實(shí)施5S里的清掃動作與強(qiáng)制工位整理。結(jié)果大家也都知道幾乎都給員工滿意度帶來了災(zāi)難。
完整的做5S才能形成良性的管理閉環(huán),才可以讓辦公變得安全,改善企業(yè)的辦公環(huán)境品質(zhì),提高生產(chǎn)力,降低協(xié)作成本,確保準(zhǔn)時交付結(jié)果,同時還能確保高效辦公。
三、當(dāng)下的5S落地,如何根據(jù)各行各業(yè)特點(diǎn)因地制宜?
5S管理在2020年聽起來,仿佛是一個古老的詞,但經(jīng)典永流傳,無論如何,企業(yè)追求精益高效的內(nèi)核管理邏輯并沒有改變。
5S管理設(shè)計(jì)無非是不斷優(yōu)化企業(yè)的人、物、事的標(biāo)準(zhǔn)協(xié)作過程。
日本式企業(yè)將5S運(yùn)動作為管理工作的基礎(chǔ),推行各種品質(zhì)的管理手法,第二次世界大戰(zhàn)后,產(chǎn)品品質(zhì)得以迅速地提升,奠定了經(jīng)濟(jì)大國的地位,在豐田公司的倡導(dǎo)推行下,5S對于塑造企業(yè)的形象、降低成本、準(zhǔn)時交貨、安全生產(chǎn)、高度的標(biāo)準(zhǔn)化、創(chuàng)造令人心曠神怡的工作場所、現(xiàn)場改善等方面發(fā)揮了巨大作用。
根據(jù)各行各業(yè)因地制宜,我們發(fā)現(xiàn)了一些5S的行業(yè)特點(diǎn):
1.制造業(yè)、服務(wù)業(yè)
5S最早就是源于對制造業(yè)、服務(wù)業(yè)等改善現(xiàn)場環(huán)境的質(zhì)量和提升養(yǎng)成員工自身素質(zhì)思維的管理方法,使企業(yè)能有效地邁向全面質(zhì)量管理,主要是針對制造業(yè)在生產(chǎn)現(xiàn)場,對材料、設(shè)備、人員、環(huán)境等生產(chǎn)要素開展相應(yīng)5S執(zhí)行活動。
2.互聯(lián)網(wǎng)、文化傳媒
互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)企業(yè)與文化傳媒行業(yè)在5S上更多是一種內(nèi)化執(zhí)行的過程,倡導(dǎo)員工個性化與開放企業(yè)文化,因此在5S執(zhí)行上,多以行政部門內(nèi)化處理的方式,進(jìn)行5S管理。
比如:工作場所高標(biāo)準(zhǔn)交付與日常維護(hù)、物業(yè)保潔維護(hù)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁Y產(chǎn)管理流程、完善空間導(dǎo)視系統(tǒng)與文化標(biāo)語引導(dǎo)、高頻次的企業(yè)文化活動落地、員工福利與體驗(yàn)打造等。
不要求員工強(qiáng)制處理個人工位的5S,而是通過整體大環(huán)境的5S打造,通過環(huán)境影響與引導(dǎo)個人行為。
3.政府、學(xué)校、國企、事業(yè)單位
這類單位的工作場所,通常都執(zhí)行著嚴(yán)格的行政單位辦公裝修標(biāo)準(zhǔn)與《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定。因此在5S辦公室現(xiàn)場行政管理中,也是相對嚴(yán)格的。
比如:辦公室及辦公區(qū)走廊等應(yīng)采用普通燈具和高效節(jié)能型光源,標(biāo)準(zhǔn)還對食堂、停車庫、警衛(wèi)用房、人防設(shè)施等附屬用房建筑面積作出明確規(guī)定。室內(nèi)環(huán)境與建筑設(shè)備方面,提出黨政機(jī)關(guān)辦公用房室內(nèi)環(huán)境應(yīng)符合公共建筑節(jié)能設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。
其中,辦公室冬季采暖設(shè)定溫度不應(yīng)高于20℃,夏季制冷設(shè)定溫度不應(yīng)低于26℃等
雖然我們不具備日本在發(fā)展5S過程中所具備的特定的有利于5S推行的互補(bǔ)性條件,但是我們依然可以根據(jù)行業(yè)特性,改變5S落地的側(cè)重點(diǎn),避免企業(yè)推行5S失敗,從而形成企業(yè)內(nèi)部的良性循環(huán)。
5S不是企業(yè)階段性的組織建設(shè)和改造,而是企業(yè)全員行為的長期培養(yǎng)。
一次性全面部署5S太難了,所以可以用循序漸進(jìn)的方式,從1S逐步部署到5S。
從員工手冊,入職培訓(xùn),新導(dǎo)師,部門負(fù)責(zé)人示范指導(dǎo)等方面入手,將其作為企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中不可分割的一部分,長期來看可以達(dá)到理想的效果。
總之,不要吸取很多企業(yè)1S,2S整改都沒做的教訓(xùn),直接去做環(huán)衛(wèi)就行了,讓大家只做環(huán)衛(wèi)5S肯定是大忽悠。
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