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辦公室5S管理全面應(yīng)用

發(fā)布時間:2016-12-19發(fā)布作者: 6S咨詢服務(wù)中心 關(guān)注人數(shù):



5S管理起源于日本,通過規(guī)范現(xiàn)場、現(xiàn)物,營造一目了然的工作環(huán)境,培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣,其最終目的是提升人的品質(zhì),養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。5S管理是生產(chǎn)管理的重要內(nèi)容之一,是提高企業(yè)生產(chǎn)管理效率的有效手段,本文旨在探討5S管理在辦公室管理的應(yīng)用以及對于提高企業(yè)管理效率的重要作用。

辦公室5S管理

辦公室5S管理

在辦公室,你能在30秒內(nèi)找到想要的任何物品嗎?其他人在你的辦公區(qū)域,能在30秒內(nèi)找到他們需要的物品嗎?辦公室的5S管理,其目標就是去除所有多余的物品,設(shè)立舉手可得的擺放模式,創(chuàng)建可視化且能高效辦公的工作環(huán)境,全面提升辦公室服務(wù)品質(zhì)。接下來本文將會向你展現(xiàn)辦公室5S管理的相關(guān)方法,對于提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量具有較現(xiàn)實的借鑒意義。

企業(yè)內(nèi)員工的理想之一,莫過于有良好的工作環(huán)境,和諧融洽的管理氣氛。5S管理籍造就安全、舒適、明亮的工作環(huán)境,提升員工真、善、美的品質(zhì),從而塑造企業(yè)良好的形象,實現(xiàn)共同的夢想。辦公室是一個為本單位領(lǐng)導(dǎo)工作直接服務(wù),承上啟下,協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機構(gòu),是上情下達,下情上達的樞紐,它代表著本企業(yè)的形象,具有舉足輕重的地位。辦公室的特性和“門面”、“窗口”地位,充分說明了其工作的重要性。辦公室管理的成敗也影響著公司和企業(yè)經(jīng)營的成敗。那么,我們應(yīng)怎樣在辦公室應(yīng)用5S管理?5S是通過“整理”、“整頓”、“清掃”、“清潔”、“素養(yǎng)”從而達到優(yōu)化工作環(huán)境提高工作效率的管理手段。在辦公室的應(yīng)用也可以從這五個方面來加以闡述。

整理,就是把工作場所內(nèi)的物品分為需要的和不需要的,把需要的和不需要的物品明確分開,并處理掉不需要的物品。在辦公室有電腦、電話、各類文件資料、各種辦公用品,還有個人用品等,如果整理不當,再寬敞的辦公環(huán)境也會變得狹小;文件柜、辦公用品柜雜亂無章,會因雜物占據(jù)空間而失去原有的使用價值;尋找資料、物品不方便,浪費時間;擺放無規(guī)范,盤點困難,容易導(dǎo)致成本核算失誤。在辦公室運用“整理”,首先要全面檢查辦公區(qū)域,包括桌面、抽屜、柜架等區(qū)域,不管是看的見的地方還是看不見的地方,根據(jù)“需要”或者“不需要”標準,將所有文件資料、辦公用品、公私物品,統(tǒng)統(tǒng)整理一邊;把不需要的及時清理掉,把需要的按照使用的頻繁程度分類放置,方便拿?。±缲S田公司在推行5S管理時,原則上只保留每類一樣?xùn)|西,其他的一律清除,或處理掉,或規(guī)范收存。在辦公室施行整理,就能清除一些廢物雜物,大大釋放了辦公室的空間的同時又增強了辦公室物品的有序性,能提高辦公室的辦事效率,進而提高企業(yè)效率。

整頓是在整理之后,按照使用頻率,將留下的必需物品分門別類,規(guī)范放置,規(guī)范保管。整頓的目的是使工作場所一目了然,減少或消除找尋的時間,創(chuàng)造整齊、整潔的環(huán)境。在辦公室的應(yīng)用上就要將各類物品細化放置,哪些該放近些,哪些可以放遠些,哪些是經(jīng)常需要的,總之要保證在最快的速度之內(nèi)取得所需之物,通過最簡單的流程完成工作。有些文件是需要馬上轉(zhuǎn)發(fā)處理的,那我們就應(yīng)該放在醒目的地方及時處理;為了拿取準確方便,可以通過標識記號給文件夾分類,然后按拿取的頻率擺放,這樣,所有物品的存放一目了然。另外也要根據(jù)個人工作的特點和性質(zhì),合理的放置所需之物。例如,辦公桌上的電話,有人習(xí)慣右手接聽,有人覺得左手接聽方便,那么電話的放置肯定依照個人習(xí)慣擺放。讓員工本人決定所需物品的擺放,合理利用空間的同時,節(jié)約時間。整頓是提高效率的基礎(chǔ),辦公室施行整頓之后就能減少阻礙,提高運行效率。

清掃就是把工作場所清掃干凈,保證工作場所干凈、整潔的環(huán)境。清掃使質(zhì)量保持穩(wěn)定。流水不腐,戶樞不蠹。及時打掃,消除污垢,才能保持工作場所干凈、亮堂。辦公室每天都有專職的衛(wèi)生清潔人員負責打掃,但這對于維護清潔還是不夠的,個人的辦公區(qū)域還是需要自己親自整理打掃的。個人可以利用上班前十分鐘,清理干凈自己的辦公區(qū)域,然后整理需要的文件資料、辦公用品。在辦公室應(yīng)用“清掃”要做到人人參與,責任到人,杜絕污染源,建立清掃準則。

清潔就是維持上面的3S狀態(tài),并將這些過程制度化、規(guī)范化,嚴格執(zhí)行,定期檢查。清潔能使場所、設(shè)備等保持清潔,使異?,F(xiàn)象顯在化(易于發(fā)現(xiàn)),并做到異常時的對策辦法可視化,創(chuàng)造舒適的工作條件。清潔要成為慣例和制度,是標準化的基礎(chǔ);使企業(yè)文化開始形成。清潔不僅是表面化的面貌整潔,辦公區(qū)域的清潔;清潔更是一種精神面貌,待人禮貌,同事間相互尊重,共建和諧文明的工作環(huán)境。在辦公室應(yīng)用中,就要明確責任,對所有的區(qū)域和設(shè)備要有明確的責任者,這樣才能追究責任,提高施行的積極性,這樣才能做到長期保潔,達到清潔的要求。

素養(yǎng)是5S最核心、最關(guān)鍵的。它使每位員工都養(yǎng)成良好的生活和工作習(xí)慣,自覺遵守規(guī)章制度,工作積極主動。營造團隊精神。強化人與人(內(nèi)外)之間相互信賴的關(guān)系。提高客戶及員工滿意度。在辦公室施行“素養(yǎng)”,就要強化對員工的教育,創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和工作氛圍,加強員工之間的溝通,對員工的努力給予恰當?shù)脑u價。沒有人員素質(zhì)的提高,任何工作都無法順利有效開展。通過5S的素養(yǎng)管理,培養(yǎng)員工良好的職業(yè)習(xí)慣,全面提高員工文明禮貌水準,按照規(guī)章制度做事,才能達到造就具有良好的工作習(xí)慣的員工和員工隊伍的目的。

5S培訓(xùn)公司寄語:在辦公室推行5S要由形式化到行事化,最后到習(xí)慣化。剛開始進行5S工作,整理、整頓、清掃工作的做法都是一些形式化的東西,這是5S的初級階段。將整理、整頓、清掃、清潔工作長期堅持下去,就能改變員工的工作態(tài)度,使要求成為日常工作的自覺行為,最終達到了習(xí)慣化的階段。這也是5S管理強大的效應(yīng)之處。“5S”活動的效果十分明顯,它不僅創(chuàng)造了一個清潔、舒適、安全的工作環(huán)境,消除了工作場所中存在的各種浪費,而且大大減少了機械故障、延誤生產(chǎn)的問題。因此“5S”活動是企業(yè)現(xiàn)場提高工作效率,降低作業(yè)成本,保證質(zhì)量和交貨期的重要手段,是企業(yè)適應(yīng)市場競爭的必不可少的工具。

 

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