召開公開大會，由最高領(lǐng)導向全體員工表達推行5S活動的決心，作為公司年度的重要經(jīng)驗活動。公司最高領(lǐng)導董事長或總經(jīng)理，要把5S的實施目的、必要性明確地向員工宣布。這樣做，可能會很有用，它可以將公司內(nèi)部全體員工的想法，價值觀盡量統(tǒng)一。在舉例時要盡可能地采用自己公司內(nèi)的一些具體的事實，這樣員工就比較容易產(chǎn)生共鳴。

(2)進行一次小型的5S演習

為了讓大家留下深刻的印象，可以進行一次小范圍的現(xiàn)場5S演習（如丟掉會場內(nèi)不必要的物品，進行一次大掃除，五分鐘整理各自抽屜等活動）。

2．成立5S推進委員會，選定活動的場所

●建立5S推行小組，負責對內(nèi)對外的聯(lián)絡(luò)工作。

小組形式要與公司管理體系相結(jié)合，這個5S的推動或推進的委員會，一定要有個辦公室，對外或?qū)?nèi)進行聯(lián)絡(luò)，它是與公司的管理體系結(jié)合在一起的。

●選一個固定的場所作為5S推進活動的中心，或叫5S推進活動司令部，切不可任其成為游擊隊，應(yīng)讓每位員工感覺到5S的推動，占著十分重要的一個地位。

3．5S推進策劃

●策劃一定要做萬全的準備。策劃5S的推行要制訂激勵的措施和推行計劃。先由推行小組擬定草案，并評估成效，再交相關(guān)人員討論后確立，甚至要予以認證。有關(guān)工作項目、時間、負責人都要有明確的說明，以便追蹤。

●在推進策劃的進行過程中，可以去找專業(yè)的顧問公司，或顧問機構(gòu)，為5S推進活動提供專業(yè)的咨詢與指導。

●策劃5S活動要根據(jù)企業(yè)的實際情況，策劃相關(guān)的具體活動，以起到激勵士氣，增強效果的作用。

4．宣傳造勢，教育訓練

(1)領(lǐng)導一定要以身作則

【案例】

筆者曾經(jīng)到過一家公司，是日本的一家公司。該公司有一位日本老人，是一個非?？蓯矍液吞@可親的長者，他就是這家公司的工場長，他從來沒有推卸過責任，這家公司的每個人都非常的尊敬他。這位老人有一個非常好的習慣，特別愛整潔，即便是地上一個很小的紙屑，他也會彎腰把它揀起來，員工飯廳如果擁擠時，他會從工作人員手里，接過飯勺，親自為員工打飯，他經(jīng)常對員工說的一句話是“你辛苦了！”這些都表現(xiàn)出了他的一種修養(yǎng)。

所以一個領(lǐng)導的表率作用，無言勝有言，大家就會心悅誠服地去跟隨。

(2)利用各種宣傳方式與工具

一般在推動5S活動時，有幾個可以利用的工具：

◆利用公司內(nèi)部的刊物，宣傳介紹5S。

◆通過公司內(nèi)部的刊物來大力宣傳5S活動的要領(lǐng)。

◆舉辦5S的征文、海報、標語、設(shè)計的比賽。

◆現(xiàn)場粘貼外購或自己制作的5S海報以及標語。

◆每年規(guī)定一個5S月，或每一個月規(guī)定一天叫做5S日，定期地進行5S強化或再教育，到一些業(yè)績優(yōu)異的先進工廠去參觀，或是參加發(fā)表會，吸取別人的先進經(jīng)驗。

◆利用定點攝影的方式，將5S較差的地方或死角，定期地拍照、追蹤，直到改善為止。

◆配合其它活動的推廣。

◆領(lǐng)導要定期或不定期地巡查整個工廠的現(xiàn)場，讓員工感受到領(lǐng)導是在重視5S這個活動，員工也能感受到他是被重視的。

◆召開成果發(fā)表會或報告會，發(fā)表優(yōu)秀的事例，表揚先進單位和優(yōu)秀個人。

(3)推進“5S日”活動

確定某一日為5S日，選擇一個主題在“5S日”進行，效果會特別好。

如：第一個5S日——整理

可以用一句話，個人在下班前5分鐘拋掉不需要的物品，或物品要回倉，這是每一個禮拜都必須要舉行一次的重要活動。你可以定一個叫做5S日，每一個5S日都確定一個主題。

第二個5S日——整頓。

給每件物品命名并定好位置，叫整頓。

第三個5S日——清掃

比方說在第三周的某一天定為5S日，5S在這一天清掃，叫全體大掃除。

第四個5S日——清潔

就是視覺和透明度的管理，讓大家一目了然，每個崗位的人，或每個作業(yè)員都把他崗位的周邊的物件經(jīng)過整理、整頓以及清掃，達到清潔要求的標準。

第五個5S日——修養(yǎng)

這一天是進行自省或反省的評價活動日，自上而下地進行一種教育訓練。5S的培訓首先要消除全員意識的障礙，就是要讓每個員工都深切地感覺到，推動5S是為了提升本企業(yè)的形象，提高品質(zhì)、消除浪費。

(4)自上而下，進行教育訓練

強調(diào)讓每個人自己做自己的事，確定自己解決問題的方法。所以在5S活動中，訓練人員能夠制訂并實施他們自己的方案才是必要的。在整個部門或整個公司內(nèi)的會議上，宣布改善成績的活動也屬于培訓的范疇。擔任推行5S活動的人自己要來現(xiàn)場指導，以實際的技術(shù)來指導，對要指導的對象，先做給他看，然后讓他去做給你看，最后以觀察的做法來指導。這樣可以確認員工對第一步理解的程度。第一遍你看我做，第二遍是看完我做以后，你自己要做，看你怎么做，然后再進行指導。

實施評價階段

實施評價階段包括2個步驟：

1．局部地推進5S

局部推進5S，又分為四個階段：

(1)現(xiàn)場診斷

推進5S之前，必須根據(jù)5S的基本要求，對公司的現(xiàn)場進行診斷評論，通過現(xiàn)場的診斷，可以比較客觀地掌握公司的整體水平。

公司所處的5S程度水平：

◆有哪些強項

◆有哪些薄弱的環(huán)節(jié)

◆5S推行的難易度在什么地方。

經(jīng)過了局部推行5S的現(xiàn)場診斷以后，就要進行到第二個階段，就是選定樣板區(qū)。

(2)選定樣板區(qū)

進行全面地診斷后，結(jié)合整個5S的推行策劃，選定一個樣板區(qū)，集中力量去改善，如選擇一個車間、一個班組、或一個機器保管部門，集中力量把5S做好，叫做選定樣板區(qū)。俗話說，榜樣的力量是無窮的。先改善樣板區(qū)，取得一定的成效之后，再擴展到其它區(qū)域。

選定樣板區(qū)有兩個好處：

◆集中所有的精銳和力量，使改善有一個較高的水準來發(fā)揮，以免顧此失彼。

◆事實是最具有說服力的，可以減少大家對改善的抗拒阻力，消除大家的疑慮，使公司全體員工上下都能一心一意地積極參與和改進。

樣板區(qū)的選定需要考慮幾個因素：

◆具備一定的代表性。

選定的項目在公司里突出，有一定的代表性。

◆實施的難易度。

太容易了，起不到促進和鼓舞作用；太難了，做不到，又會讓大家失去信心，甚至成為一個笑柄。

◆影響較大、較長遠的項目要優(yōu)先考慮。

如與顧客相關(guān)的項目，防止泄露污染的項目。

◆有教育促進意義的項目，有需要多個部門協(xié)同推進的項目。

如整理缺陷的機器，改變物流和工作場所的布置，甚至改善效果的，可以直觀地容易看得到進步成績的地方，這些都是選定樣板區(qū)的考慮。

(3)實施改善

在進行樣板的改善中，要注意保留以直接的數(shù)據(jù)來作為數(shù)據(jù)情報。

◆改善前的狀況可以先照相，或先錄像。

◆基本的數(shù)據(jù)（空間、面積、金額、數(shù)量、人數(shù)等）。

◆基本的流程。

◆重點的問題（經(jīng)過攝影或記錄下來）。

◆整個改善維持的思路及過程。

◆最后就是改善的結(jié)果。

為了下一步的效果確認，提供詳實的第一手資料，另外還要按照計劃進行全過程的樣板改善。當計劃與實現(xiàn)有較大出入時，推進組織應(yīng)該召集相關(guān)人員進行檢討，磋商應(yīng)對的辦法，必要時要修訂計劃。

(4)確認效果

效果確認是一個總結(jié)檢查，評價反省的過程，它又分為四個方面，有四個方面的作用。

◆總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)揚成績，克服缺點并糾正偏差，以及改善管理工作，甚至可順利地經(jīng)過改善后能高效地進行。

◆通過前期工作的分析評價，辯明功過是非，有利于統(tǒng)一認識，調(diào)動大家的積極性。1/8處理好遺留的問題，減輕不良的效應(yīng)，為后續(xù)工作掃清障礙。

◆為后續(xù)工作在組織資源經(jīng)驗方法上做好充分準備，保證有個良好的開端。

2．全面推進

當事實澄清以后，就要進行到全面推進5S的步驟，可依據(jù)5S的要求來全面推進5S活動。

(1)區(qū)域責任制，將5S內(nèi)容規(guī)范化，成為員工的崗位責任

5S的內(nèi)容，要具體到部門，車間生產(chǎn)現(xiàn)場，還要有詳盡描述的內(nèi)容。比方說整理的項目，清掃、清潔的部位和方式等，每個員工清楚自己的5S活動內(nèi)容，知道5W2H。即：

WHY：為什么要做

WHERE：在哪里做

WHAT：做什么

WHEN：在什么時候做

WHO：誰來做

HOW：怎么做

HOWMUCH：以及做到什么樣的程度

責任區(qū)每月都堅持清掃，清掃范圍包括班組管理區(qū)域，車間主干道、次干道，以及加工廢屑的清除等幾方面，清掃任務(wù)可利用30分鐘來完成。

(2)制訂評價的標準

制訂5S審核工作表，作為評估標準，使得每個人都能以一種友好而又不太緊張的方式來競爭。

(3)評估監(jiān)督

它就是通過巡視、檢查、互檢方式來推進，巡視是指5S推進委員會在各個工作場所巡查并指出有關(guān)5S活動的問題，檢查是由上而下的檢查，由廠領(lǐng)導來檢查車間，車間的領(lǐng)導檢查班組，班組再檢查個人和集團，層層檢查如下圖。

檢查有幾點要注意：

①要有規(guī)范的檢查表格。

②檢查結(jié)果應(yīng)給予評出成績或分數(shù)，評出了分數(shù)，要與激勵手段相結(jié)合，并輔之以相應(yīng)的物質(zhì)鼓勵，例如工資的增加或榮譽的授予。

③自檢就是把相應(yīng)的評估表格發(fā)到個人手上，操作工人定時或不定時地依照評估表來自我審查，填寫，通過自檢可以發(fā)現(xiàn)個人在5S工作方面的不足之處，及時加以改善。

④互檢就是班組內(nèi)部員工依據(jù)評估表格進行，相互檢查，然后填寫檢查結(jié)果，互檢的過程既可以發(fā)現(xiàn)被檢查者的不足之處，又可以發(fā)現(xiàn)被檢查者的優(yōu)點和本人工作的差距，然后認真進行學習與改進。

5S活動主要體現(xiàn)在這種自主和自覺的評價上，檢查評估應(yīng)逐步由上到下的進行，然后過渡到互檢和自檢的階段，由應(yīng)付檢查的心態(tài)轉(zhuǎn)變成競爭和相互評比，如下圖。

(4)舉辦5S的評比與競賽，制訂具體的以及合格的評價基準

尤其當各部門的先天條件不一樣時，評價基準也不應(yīng)該相同，所以評價最好能與工資考核相結(jié)合，這樣員工才會更主動地專心于檢查的重點。

鞏固階段

【忠告】

得天下易，守江山難，5S貴在堅持！

在5S的推進期間，每個員工都能同心協(xié)力，自覺地來遵守和改善，不能松懈。取得一定成績或成效后，往往會覺得自己可以歇口氣，喘口氣，可以終止了，正是因這種想法，容易使已取得的5S效果滑落，慢慢又回到改善前的老樣子。所以5S貴在堅持，要很好地堅持5S，必須將5S做到標準化和制度化，讓它成為員工工作中的一部分。

(1)挑戰(zhàn)其目標

沒有最好，只有更好。社會每天都在發(fā)展進步，所以5S在公司內(nèi)的推動也是隨著公司整體水平的提高而逐步地提高。當公司取得某一個階段性的成果以后，應(yīng)該及時地進行總結(jié)表彰，可以考慮下一個步驟，比方說導入ISO，導入TQM，或者是TPM的活動，形成新的關(guān)注要點。

(2)每月開展一次5S推行結(jié)果評比

通過評比來提高員工的積極性，通過前后對比來激發(fā)員工的成就感。

從字面上說，5S是指5個以日語單詞的羅馬注音“S”為開頭的詞匯，分別是：清理、整頓、清掃、整潔、素養(yǎng)。這5個詞，以及所表達的意思聽上去非常簡單，但卻會對公司的文化產(chǎn)生深遠的影響……

K公司是一家印刷企業(yè)，主要做包裝用瓦楞紙箱、絲網(wǎng)印刷和傳統(tǒng)的膠印業(yè)務(wù)。2年前，公司上馬了一套“印刷管理信息系統(tǒng)”，在競爭非常激烈的印刷市場上，確實發(fā)揮了很大的作用。此時的公司總經(jīng)理侯先生，開始把目光瞄準了全數(shù)字印刷領(lǐng)域。

接受5S挑戰(zhàn)

K公司與香港某公司洽談中的合資項目，是在K公司引進新的數(shù)字印刷設(shè)備和工藝，同時改造公司的印刷信息系統(tǒng)。

然而，與港商的合資談判進行得并不順利。對方對K公司的工廠管理，提出了很多在侯總看來太過“挑剔”的意見：比如倉庫和車間里的紙張、油墨、工具的擺放不夠整齊；地面不夠清潔、印刷機上油污多得“無法忍受”；工人的工作服也“令人不滿”……

后來，在合資條款里，投資者執(zhí)意將“引入現(xiàn)代生產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)場管理的5S方法”，作為一個必要的條件，寫進了合同文本。

剛開始的時候，侯總和公司管理層覺得港方有點“小題大做”。“不就是做做衛(wèi)生，把環(huán)境搞得優(yōu)美一些”，侯總覺得這些事情太“小兒科”，與現(xiàn)代管理、信息化管理簡直不沾邊。

不過，為了合資能順利進行，侯總還是滿口答應(yīng)下來。

幾個月的時間過去了，侯總回想起來這些‘雞毛蒜皮的小事’，“有一種脫胎換骨的感覺”。

“雞毛蒜皮”的震撼

推廣20世紀50年代就風靡日本制造企業(yè)的“5S管理方法”，需要做大量的準備和培訓工作。

從字面上說，5S是指5個以日語單詞的羅馬注音“S”為開頭的詞匯，分別是：清理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、整潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）。

這5個詞，以及所表達的意思聽上去非常簡單。剛開始的時候，大家很不以為然。

幾天后，港方派來指導5S實施的Mak先生，通過實地調(diào)查，用大量現(xiàn)場照片和調(diào)查材料，讓K公司的領(lǐng)導和員工，受到了一次強烈的震撼。

Mak發(fā)現(xiàn)，印制車間的地面上，總是堆放著不同類型的紙張，里面有現(xiàn)在用的，也有“不知道誰搬過來的”；廢棄的油墨和拆下來的輥筒、絲網(wǎng)，躺在車間的一個角落里，沾滿了油膩；工人使用的工具都沒有醒目的標記，要找一件合適的工具得費很大的周折。

倉庫里的情況也好不到哪里。

堆放紙張、油墨和配件的貨架與成品的貨架之間只有一個窄窄的、沒有隔離的通道，貨號和貨品不相符合的情況司空見慣。有時候，車間返回來的剩余紙張與成令的新紙張混在一起，誰也說不清到底領(lǐng)用了多少。

Mak先生還檢查了侯總引以為榮的MIS系統(tǒng)，查看了擺放在計劃科、銷售科、采購科的幾臺電腦，發(fā)現(xiàn)硬盤上的文件同樣混亂不堪。到處是隨意建立的子目錄，隨意建立的文件。有些子目錄和文件，除非打開看，否則不知道里面到底是什么。而且，Mak先生發(fā)現(xiàn)，文件的版本種類繁多，過時的文件、臨時文件、錯誤的文件或者一個文件多個副本的現(xiàn)象，數(shù)不勝數(shù)。

在K公司里，長久以來大家對這樣一些現(xiàn)象習以為常：想要的東西，總是找不著；不要的東西又沒有及時丟掉，好像隨時都在“礙手礙腳”；車間里、辦公桌上、文件柜里和計算機里，到處都是這樣一些“不知道”—不知道這個是誰的；不知道是什么時候放在這里的；不知道還有沒有用；不知道該不該清除掉；不知道這到底有多少……

“在這種情況下”，Mak先生直率地問侯總，“你如何確保產(chǎn)品的質(zhì)量？如何確信電腦里的數(shù)據(jù)是真實的？如何鼓舞士氣？增強員工的榮譽感和使命感？”最后一個問題，Mak指的是墻上貼的一個落著灰塵的標語，“視用戶為上帝，視質(zhì)量為生命”。

清理、整頓、清掃

Mak把推進5S的工作分為兩大步驟，首先是推進前三個“S”，即清理、整頓、清潔。

清理，就是要明確每個人、每個生產(chǎn)現(xiàn)場（如工位、機器、場所、墻面、儲物架等）、每張辦公桌、每臺電腦，哪些東西是有用的，哪些是沒用的、很少用的，或已經(jīng)損壞的。

清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中間的殘次品、非必需品挑選出來，該處理的就地處理，該舍棄的毫不可惜。“特別是電子‘垃圾’”，Mak告戒管理人員，“可以讓你的工作效率大打折扣；不斷冒出來的文件查找、確認、比較工作，會浪費大量的工作時間。”

整頓，就是要對每個清理出來的“有用”的物品、工具、材料、電子文件，有序地進行標識和區(qū)分，按照工作空間的合理布局，以及工作的實際需要，擺放在“伸手可及”、“醒目”的地方，以保證“隨用隨取”。

聽上去“整頓”很簡單，從Mak的經(jīng)驗來看，其實是很仔細的工作。比如電腦文件目錄，就是最好的例子。

“一般來說，時間、版本、工作性質(zhì)、文件所有者，都可以成為文件分類的關(guān)鍵因素”，Mak結(jié)合自己的體會，向大家詳細介紹了“什么是電子化的辦公”。對一個逐步使用電腦、網(wǎng)絡(luò)進行生產(chǎn)過程管理和日常事務(wù)處理的公司而言，如何處理好紙質(zhì)文件和電子文件的關(guān)系，是養(yǎng)成良好的“電子化辦公”習慣的重要內(nèi)容。

“電子化的過程中，如果把手工作業(yè)環(huán)境里的‘臟、亂、差’的惡習帶進來，危害是巨大的”，Mak說。

清掃，簡單說就是做徹底的大掃除。發(fā)現(xiàn)問題，就及時糾正。但是，“清掃”與過去大家習慣說的“大掃除”還有一些不同。“大掃除”只是就事論事地解決“環(huán)境衛(wèi)生”的問題，而“清掃”的落腳點在于“發(fā)現(xiàn)垃圾的源頭”。用Mak的話說，就是“在進行清潔工作的同時進行檢查、檢點、檢視”。

爽朗心情

隨著3S（清理、整頓、清潔）的逐步深入，車間和辦公室的窗戶擦干凈了，衛(wèi)生死角也清理出來的，庫房、文件柜、電腦硬盤上的文件目錄、各種表單臺賬等“重點整治對象”，也有了全新的面貌。但是，包括侯總在內(nèi)的所有人，都沒有覺得Mak先生引進的“靈丹妙藥”有什么特別之處。

不過，侯總承認，大家的精神面貌還是有了一些微妙的變化：人們的心情似乎比過去好多了，一些“不拘小節(jié)”的人的散漫習慣，多少也有了收斂；報送上來的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，不再是過去那種“經(jīng)不住問”的“糊涂賬”，工作臺面和辦公環(huán)境，的確清爽多了。

這當然不是5S管理的全部。Mak先生結(jié)合前一階段整治的成果，向侯總進言：“5S管理的要點，或者說難點，并非僅僅是糾正某處錯誤，或者打掃某處垃圾；5S管理的核心是要通過持續(xù)有效的改善活動，塑造一絲不茍的敬業(yè)精神，培養(yǎng)勤奮、節(jié)儉、務(wù)實、守紀的職業(yè)素養(yǎng)。”

按Mak的建議，公司開始了推進5S管理的第二步：推行后兩個“S”，一個是整潔（Seiketsu），另一個是素養(yǎng)（Shitsuke）。

整潔的基本含義是“如何保持清潔狀態(tài)”，也就是如何堅持下去，使清潔、有序的工作現(xiàn)場成為日常行為規(guī)范的標準；素養(yǎng)的基本含義是“陶冶情操，提高修養(yǎng)”，也就是說，自覺自愿地在日常工作中貫徹這些非常基本的準則和規(guī)范，約束自己的行為，并形成一種風尚。

Mak進一步說明道，后兩個“S”其實是公司文化的集中體現(xiàn)。很難想象，客戶會對一個到處是垃圾、灰塵的公司產(chǎn)生信任感；也很難想象，員工會在一個紀律松弛、環(huán)境不佳、浪費隨處可見的工作環(huán)境中，產(chǎn)生巨大的責任心，并確保生產(chǎn)質(zhì)量和勞動效率；此外，更不用說在一個“臟、亂、差”的企業(yè)中，信息系統(tǒng)竟然會發(fā)揮巨大的作用。

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