6S咨詢服務(wù)中心5S管理培訓(xùn)公司概述：個人信息管理的目的在于通過合理利用各種工具，使個人可以在短時間內(nèi)處理大量的信息，快速有效地獲取所需知識，準(zhǔn)確地表達(dá)知識，提高工作效率和自身能力。然而目前個人信息管理工具并不能有效管理信息碎片或解決信息分散的問題。為此，需要在個人信息管理實踐中引入5S管理理念。

5S管理

每次需要某個文件時，你是否要花費(fèi)很長的時間去找到它，是否費(fèi)半天勁卻發(fā)現(xiàn)它早已被丟掉。這些都是個人信息管理不到位的結(jié)果。隨著5S管理的拓展，有人將5S管理的理念引入到了個人信息管理中。

一、5S管理之整理

個人信息整理的目的是騰出“空間”來活用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，我們擁有更大容量的存儲器，如數(shù)碼相機(jī)存儲卡、電腦硬盤、手機(jī)SIM卡等。但這些存儲器容量仍然是有限的，如果不定期整理，就會導(dǎo)致手機(jī)的通訊錄或收件箱已滿、數(shù)碼相機(jī)存儲卡已滿、電腦硬盤空間不足導(dǎo)致很多應(yīng)用程序無法運(yùn)行等情況。臨時倉促地做出刪除文件的決定，往往會做出非理性的選擇，很多人都因為刪除了數(shù)碼相機(jī)中的珍貴圖片而后悔莫及。個人信息整理的要點包括：對個人信息空間中的所有信息進(jìn)行全面檢查；制定保存和不保存的標(biāo)準(zhǔn)；刪除、銷毀不需要的文件；分析信息的使用頻度，決定其保存載體；制定無用信息的處理方法。

二、5S管理之整頓

整頓是指將所有個人信息保存在最合適的地方，其目的在于減少查找信息的時間，提高信息利用效率。個人信息的特性決定了分散保存是不可避免的，但是可以通過整頓將不同的保存地點、存儲載體組織起來，實現(xiàn)宏觀上的可視管理。要做到這一點，首先需要將個人信息分為三個區(qū)：熱信息（當(dāng)前正在使用的信息），如電腦中打開的文件，電話機(jī)旁的筆記本；溫信息（工作信息），如與正在執(zhí)行的項目或任務(wù)有關(guān)的信息；冷信息（不再使用的信息）。為不同分區(qū)的信息選擇最合適的存儲載體，例如正在處理的文件放到電腦的桌面上，不再使用的信息可以用光盤、磁帶保存起來。其次，根據(jù)載體形態(tài)、信息形式、信息來源制定信息的分類標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)的信息分類體系。再次，對每一種存儲載體、每一個個人信息集合（Personal Information Collection）、每一個文件夾進(jìn)行科學(xué)的標(biāo)識，做到一看文件夾的名字就知道其信息的內(nèi)容。通過整頓，要求做到個人所形成或經(jīng)歷過的任何信息，能立刻知道保存（或應(yīng)該保存）在什么載體上，保存在哪個文件夾中，存放在什么地方。通過5S管理的整頓活動后就能確?？焖僬业剿枰男畔?。

三、5S管理之清掃

個人信息的清掃指對個人信息進(jìn)行有效組織，消除信息碎片，并對個人信息管理工具進(jìn)行定期維護(hù)和同步。其目的是要將所有信息納入個人信息管理系統(tǒng)，同時使個人信息管理工具處于隨時可用的狀態(tài)。我們經(jīng)常有這樣的經(jīng)驗，當(dāng)需要拍攝某些珍貴照片的時候，發(fā)現(xiàn)數(shù)碼相機(jī)沒有充電；或者打開u盤某個文件的時候發(fā)現(xiàn)不是最新的版本，新版本保存在個人電腦的硬盤中。這些都是沒有做好清掃工作的結(jié)果。個人信息清掃的要點是：通過例行的整理、整頓工作，使個人信息處于良好的組織狀態(tài)；同時，對各種環(huán)境下形成的信息碎片進(jìn)行及時的清理，將其納入合適的信息管理系統(tǒng)；再次，做好信息管理工具（例如手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、筆記本電腦、PDA等等）的維護(hù)工作，使其隨時處于最佳工作狀態(tài)；最后，要做好不同信息管理工具、存儲載體的同步協(xié)調(diào)工作，保持個人信息的一致。

四、5S管理之清潔

個人信息的清潔指通過制定制度和規(guī)范維持整理、整頓和清掃的成果，其目的在于提高工作效率并維護(hù)個人信息的安全。清潔工作包括兩個要點：第一，研究自己在整理、整頓、清掃個人信息過程中的做法，分析個人信息在形成、保存、利用、歸檔這一生命周期中存在的規(guī)律，將其中帶有普遍性的處理方法通過制度進(jìn)行規(guī)范化，在下次遇到同樣的信息時能迅速按照標(biāo)準(zhǔn)操作程序進(jìn)行處理，從而提高個人信息處理的效率；第二，維護(hù)個人信息的安全，要對信息存儲載體如磁盤、光盤、磁帶、存儲卡等進(jìn)行更新，保證其可讀性；同時做好定期備份工作，并將備份工作納入個人信息管理制度中。

五、5S管理之素養(yǎng)

信息素養(yǎng)是知道什么時候需要什么樣的信息，并能定位、獲取、評估和高效地利用信息去滿足這種需要的能力。將5S管理理念用于個人信息管理的最終目標(biāo)就是持續(xù)進(jìn)行個人信息的整理、整頓、清掃、清潔工作直至習(xí)慣化，并在實踐中制定管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作程序，最終提升個人的信息素養(yǎng)，從而充分利用現(xiàn)有的各種信息管理工具，使其協(xié)調(diào)工作，解決個人信息分散和信息碎片的問題，實現(xiàn)有效地獲取信息、準(zhǔn)確地表達(dá)知識，提高工作效率和自身素養(yǎng)。