6S咨詢服務中心5S培訓公司概述：在辦公室工作的人員經常會接收、傳達、保存大量的文件資料，如果不注意這些文件資料的管理很容易導致文件積壓甚至丟失。5S管理是一種簡單易學、容易運用的管理方法，能夠很好地提高辦公室文件管理的效率。

辦公室文件5S管理

5S是一種管理，確切地說是一種管理思路、一種管理理念。5S管理起源于日本，是指在生產現(xiàn)場對人員、機器、材料、方法等生產要索進行有效地管理。“5S”指的是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）和素養(yǎng)（SHITSUKE）這5個詞的縮寫。因為這5個日語單詞的羅馬拼音的第一個字母都是“S”，所以簡稱“5S”。辦公室5S管理的具體內容如下：

一、整理

5S管理中整理的含義是將工作區(qū)城內所有東西區(qū)分為“有必要的”和“不必要的”，把“必要的”東西與“不必要的”東西區(qū)分開，并把不必要的東西處理掉，目的是騰出空間、防止誤用，塑造一個清爽的辦公環(huán)境。在實際工作中，辦公室經常會收到各種各樣的文件，如果沒有及時整理，文件就會堆積如山，更嚴重的會把文件丟失。出現(xiàn)這種情況時，我們要做的首先是要把文件分類，分類的原則按照“馬上要使用的”、“暫時不用的”、“長期不用的”、“不需要保存的”來區(qū)分，這樣分類有兩個意義：第一個意義是處理不需要的文件，可以騰出空間。第二個意義是把需要保留的文件按照輕重緩急的程度分類。

二、整頓

5S管理中整頓的含義是將需要的文件擺放成工作人員可以清楚并便于使用的狀態(tài)，即不需要再花費時間去尋找而可以直接使用的狀態(tài)。這樣做的目的是讓文件擺放一目了然，塑造一個井井有條的辦公環(huán)境。完成整頓環(huán)節(jié)需要達到以下三個要求：

第一個要求就是要確定文件的擺放位置，比如說，教師的考勤文件應當擺放在第一個文件柜的第一層，這就確定了文件的位置。

第二個要求是要分類擺放，比如教師考勤放第一個文件柜、學生的考試文件放在第二個文件柜，這就是分類擺放。

第三個要求是對文件進行標識。這個過程非常重要，標識的合理性直接影響文件批量管理的效率。如何進行文件標識呢，首先要了解標識基本知識，文件標識可以采用單一的數(shù)字、字母、文字或數(shù)字、字母和文字的組合來表達一定的意義作為文件的標識，目的是用簡單易懂的符號來標記目標文件的位置。

例如：“教師考勤文件”放在“第一個文件柜”的“第一層”，文件的名稱為“教師考勤”，我們可以用“0101JSKQ”來標記這個文件的位置，“0101JSKQ”中第一個“01”代表第一個文件柜、第二個“01”代表文件柜的第一層、“JSKQ”是中文教師考勤的縮寫，讓人容易理解和接受。配合完整的標識清單能大幅度地提高文件管理、查詢、調用的效率。

三、清掃

5S管理中清掃的含義并非單一的打掃、清除的意思，它的意思是經常清掃保持文件資料的整潔。著重點是“經常”和“保持”。目的是持續(xù)前面兩個“S”的成果。例如有新文件時，直接按照整理和整頓的要求，該清除的清除，需要保存的賦予新文件一個標識將其放在規(guī)定的位置，并將標識的清單更新。這樣辦公室就不會有積壓的文件，也不會將文件遺忘或者丟失。

四、清潔

5S管理中清潔的含義是將整理、整頓、清掃這三個環(huán)節(jié)標準化、制度化。目的是維持前三個“S”的成果，讓這3S成為工作的習慣。試想如果半年才整理一次文件的話，實際也就沒有什么意義了，文件資料又會堆積如山，失去了前面三個“S”的意義了。“清潔”這個環(huán)節(jié)在之前的基礎上提出了更高的要求，目的是把“整理”、“整頓”、“清掃”當成一種好的“習慣”去做，漸漸地形成文件管理的標準和制度。“整理”、“整頓”環(huán)節(jié)是闡述一種正確的工作方法，“清掃”是強調把好的工作方法當成好的習慣。而“清潔”的含義在于將好的“習慣”堅持下去當成標準和制度去執(zhí)行。

五、素養(yǎng)

5S管理中素養(yǎng)的含義是大家按照規(guī)定的要求執(zhí)行。它是廣義的要求，要求每一個人都遵照執(zhí)行，讓一個團隊去共同執(zhí)行。如果其他的人不去維護現(xiàn)有的秩序，那么現(xiàn)有的管理成果將會在短時間內流失，靠個人的行為是無法將前面的“4S”保持下去，只有靠集體去維護才能讓整個辦公文件管理發(fā)揮真正的作用。